メールチームとは
お客様からメール・LINEにて問い合わせいただいた案件に対し
・アポインターへ依頼
・メール、LINEで対応
・各部署へ連携
を行う
※※アポインターと違い、個人で目標を追うのではなく、チーム全体＆アポインターさんや他部署宛の連携が非常に多いため
『より見やすくわかりやい』処理が重要となる※※
メール・LINE業務の一日
基本的には、メール・LINEの対応を行いつつ、タスク表にあるタスクをこなしていくのがメイン。
①メールLINE業務にアクセスする
②朝一、タスク表の『メール優先』『LINE・前確優先』のどちらかに自身の名前を入力する
※日跨ぎ引継ぎがないかもチェックする
③タスク表の実施時間に合わせてタスクを行う
④タスク表のタスクがない場合は、基本的に登録業務を行う
■メール・LINEの営業時間
メール 9:00~18:00
LINE 10:00~18:00
※17:30受信分までを対応し切る
※営業時間外は登録業務や返信業務などしなくてOK
※あまりにも量が多い時はすることあるかも。
メールが届くまで
メールの基本的な流れ
① お客様がHPで、問合せをすると、HPサーバーとMAサーバーに情報が登録される
② MAサーバーからメールサーバーに情報を送り、そのメール情報はメールワイズで確認できるようになる
③ メールサーバーで受信した情報は順次自動登録され、自動メール登録履歴（スプレ）で確認できる
※自動登録される案件は、自動登録履歴スプレのシート『架電案件』にある案件のみ。
④ 項目③の段階でMAサーバーとGOが連携（紐づけ）されるが、不具合でメールサーバーにメールが届かなかったり、自動的に連携されない案件があるため、必要に応じて連携作業を行う
エラー発生時
・メール受信時間から30～60分経過しても、自動メール登録履歴に反映されない
→育成に報告
・ゲートワンが重複作成されていた
・メール1通しか受信していないのにスプレに複数件登録されていた
・画像付きなのに画像が添付されていない（手動でＧＯ添付書類の部分に貼り付け）
→メール自動登録エラー板で報告
LINE業務
LINEの基本的な流れ
①お客様とLINE上でやり取りする
②お客様情報（個人情報）を確認できた時点で、GOに登録する
※基本的には自動返信です。 内容確認した際に返信必要なもののみの対応でOK
LINEの登録業務
▼共通ルール
・LINEの返信など確認・対応を行った場合、『対応済み』をクリックする
・要査定など見逃したくない案件は『要対応』をクリックする
・GOを作成する場合は、LINEのノートに自身の名前を入力する
→作成後は、取引IDとお客様名に書き換える（取引複数ある場合は初回と最新の2つのＩＤを記載）
▼自動返信システム
使用メールアドレス
| [email protected] | 福ちゃん通常問い合わせ | HPから問い合わせたときに受信するアドレス こちらから送信するときもこのアドレス |
| [email protected] | Web予約・宅配 | Web予約・宅配 受信アドレス 《見分けポイント》 【宅配新規から宅配買取の申込み】と記載あり→宅配 |
| [email protected] | Web予約・宅配 | Web予約 送信アドレス HPから自動申込のため、お客様のアドレスではなく、このアドレスで表示される 宅配も同様 |
| [email protected] | メールエラー | こちらが送信先に指定したメールアドレスが存在せず 「お客様にメールが送れなかったよ！」と送り返されているときに表示されるアドレス |
使用フラグ
| 問合せ種別 | 用途 |
| メール/LINE 新規 | 架電1回目の前 / 受電者が査定差戻を依頼する時 |
| メール/LINE 保留 | 架電2回目の前 |
| メール/LINE 追っかけ | 架電3回目の前 |
| メール/LINE 繋がらず | 3回架電しても繋がらなかった |
| メール/LINE 対応中 |
架電に回す以外の対応の際に利用する。 2日以上、返答がない場合は、『メール/LINEは確認いただいてますか』という内容を送り、フラグ『不通終了』に変更する |
| メール送信1 | メールでアポ取得するために、メール1テンプレを送信した状態 基本的には日程を提案する前の状態 |
| メール送信2 | メールでアポ取得するために、メール2テンプレを送信した状態 基本的には日程を提案した後の状態 |
